İlk personeli işe alırken: bildirim, sözleşme, bordro

İlk personel, işletmenin en çok ceza doğuran adımlarından biridir — kötü niyetten değil, sürelerin bilinmemesinden. İşe giriş bildirimi bir gün geç yapılırsa idari para cezası doğar; sözleşme yazılı olmazsa çıkışta ispat sorunu yaşanır. Bu rehber, doğru sırayı verir.

İşe başlamadan önce

SGK iş yeri dosyası. Daha önce hiç personel çalıştırmadıysanız önce iş yeri bildirgesi verilir ve SGK sicil numarası alınır. Bu olmadan işe giriş bildirimi yapılamaz.

İşe giriş bildirgesi. Sigortalı, işe başlamadan en geç bir gün önce SGK'ya bildirilir. İstisnalar (inşaat, balıkçılık, tarım gibi) dışında bu süre kesindir. "Bugün başladı, yarın bildiririm" yaklaşımı ceza doğurur. Bildirimi biz yapıyoruz; sizden yalnızca kişinin bilgilerini ve başlangıç tarihini istiyoruz.

İş sözleşmesi. Yazılı sözleşme, belirsiz süreli işlerde zorunlu olmasa da tarafların hakkını korur: görev tanımı, ücret, çalışma süresi, deneme süresi ve fesih koşulları yazılı olur. Belirli süreli ve kısmi süreli çalışmalarda yazılı olması şarttır.

İşe başladığı hafta

Özlük dosyası. Her çalışan için ayrı bir dosya tutulur: kimlik fotokopisi, ikametgâh, diploma, sağlık raporu (gerekli işlerde), sabıka kaydı, işe giriş bildirgesi çıktısı ve sözleşme. Denetimde ilk istenen belge bu dosyadır.

İş sağlığı ve güvenliği. Tehlike sınıfına göre İSG eğitimi ve gerekli işlerde işe giriş sağlık raporu alınır. Çalışan sayısı düşük olsa da yükümlülük vardır; kapsam sektöre göre değişir.

Teşvik taraması. İşe alınan kişinin durumuna (yaş, cinsiyet, işsizlik süresi, engellilik, bölge) göre farklı SGK prim teşvikleri devreye girebilir. Her yeni personelde bu taramayı yapıyoruz; uygun teşvik seçilmezse aylık maliyet gereksiz yere yüksek kalır.

İlk ay

Puantaj. Çalışılan gün, fazla mesai, izin ve rapor günleri her ay bize bildirilir. Bordro bu bilgiye göre hazırlanır; eksik bildirilen gün, hem prim hem ücret hatasına yol açar.

Bordro ve ücret pusulası. Ücret, brütten netse hesaplanır; SGK işçi payı, işsizlik primi, gelir vergisi ve damga vergisi kesintileri yapılır. Çalışana imzalı ücret pusulası verilir. Ödeme banka üzerinden yapılmalıdır — belirli çalışan sayısının üzerindeki iş yerlerinde bu zorunludur, altındakilerde de ispat için tavsiye edilir.

MUHSGK. Aylık prim ve hizmet belgesi ile stopaj beyanı birleşik olarak verilir; süresi izleyen ayın belirli gününde dolar. Bu beyannameyi biz veriyoruz, tutarı sizin onayınıza sunuyoruz.

Prim ödemesi. SGK primleri izleyen ayın sonuna kadar ödenir. Geç ödemede gecikme zammı işler ve teşviklerden yararlanma hakkı kaybedilebilir.

Bilmeniz gereken üç kural

1. Deneme süresi en fazla iki aydır (toplu sözleşmeyle dört aya çıkabilir). Deneme süresinde de sigorta girişi zorunludur; "deneme süresinde sigortasız" diye bir şey yoktur.
2. Kısmi süreli çalışan da tam bildirilir. Gün sayısı ve ücret orantılı hesaplanır ama bildirim, sözleşme ve bordro yükümlülükleri aynıdır.
3. İşten çıkış da bildirime tabidir. Çıkış tarihinden itibaren on gün içinde işten ayrılış bildirgesi verilir; çıkış kodu, kişinin işsizlik ödeneğinden yararlanıp yararlanamayacağını belirler.

Kontrol listesi

• SGK iş yeri dosyası açık
• İşe giriş bildirgesi başlangıçtan en geç bir gün önce verildi
• Yazılı iş sözleşmesi imzalandı
• Özlük dosyası tamamlandı
• Teşvik uygunluğu tarandı
• Puantaj düzeni kuruldu, ödeme banka üzerinden yapılıyor

Personel işlemlerini mükelleflerimiz adına tamamen biz yürütüyoruz; işe alım kararını verdiğinizde bize bir mesaj yeter.