e-Fatura ve e-Arşiv'e geçiş: adım adım

e-Fatura'ya geçiş, kâğıt faturayı bilgisayardan kesmeye başlamak değildir. Belgenin nasıl doğduğu, kime nasıl ulaştığı ve nerede saklandığı değişir. Bu rehber, geçişi sırasıyla anlatır. Kapsama giriş koşulları ve süreleri yıl içinde değişebildiği için o kısmı bilerek yazmadık; sizin durumunuzu birlikte kontrol ediyoruz.

Önce şunu netleştirin: zorunlu musunuz, gönüllü mü?

Zorunluluk cirosu belirli bir eşiği aşan mükellefler ve bazı sektörler için geçerlidir; eşikler tebliğle güncellenir. Zorunluluk kapsamına girdiyseniz geçiş için bir süre tanınır ve o süre kaçırıldığında özel usulsüzlük cezası doğar. Gönüllü geçişte süre baskısı yoktur, ama bir kez geçince geri dönülmez. İkisinde de yol aynıdır; fark, takvimi kimin belirlediğidir.

Adım 1 — Mali mühür veya e-imza

Şirketler için mali mühür, şahıs işletmeleri için e-imza gerekir. Mali mühür başvurusu TÜBİTAK Kamu SM üzerinden yapılır; üretim ve teslim birkaç hafta sürebilir. Bu adım en çok bekleten adımdır, ilk sıraya bu yüzden koyduk.

Adım 2 — Yöntem seçimi

Üç yol var:

• GİB Portal — ücretsiz, tarayıcıdan kullanılır. Fatura adedi düşükse yeterlidir; muhasebe programıyla entegre değildir.
• Özel entegratör — aylık ücretli; muhasebe ve ön muhasebe programlarıyla entegre çalışır, e-Arşiv ve e-İrsaliye aynı yerden yönetilir. Çoğu işletme için doğru seçim budur.
• Doğrudan entegrasyon — kendi sistemini GİB'e bağlamak. Büyük ölçekli ve yazılım ekibi olan işletmeler için.

Seçimi fatura adedi, kullandığınız program ve kime fatura kestiğiniz belirler. Aylık 20 fatura kesen bir danışman ile günde 200 fatura kesen bir toptancının cevabı aynı değildir.

Adım 3 — GİB başvurusu ve aktivasyon

Mali mühür geldikten sonra GİB e-Belge portalından başvuru yapılır. Başvuru onaylanınca hesabınız açılır; entegratör kullanacaksanız aktivasyonu onlar yürütür. Bu noktadan itibaren e-Fatura mükellefi olursunuz ve kâğıt fatura düzenleyemezsiniz.

Adım 4 — e-Arşiv'i unutmayın

e-Fatura yalnızca e-Fatura mükellefi olan alıcılara kesilir. Nihai tüketiciye ya da e-Fatura'ya kayıtlı olmayan bir işletmeye kestiğiniz fatura e-Arşiv faturasıdır. İkisi ayrı belge türüdür ve genellikle birlikte başvurulur. Karşı tarafın e-Fatura mükellefi olup olmadığını sistem otomatik kontrol eder; doğru türü seçmek yine de sizin sorumluluğunuzdadır.

Adım 5 — İlk faturadan önce kontrol listesi

• Firma bilgileri (unvan, vergi dairesi, adres) portaldaki kayıtla birebir aynı mı?
• Fatura seri ve sıra numarası düzeni tanımlandı mı?
• KDV oranları ve tevkifat kodları doğru kurulu mu?
• Kimlerin fatura kesme yetkisi olacağı belirlendi mi?
• Muhasebe programına otomatik aktarım test edildi mi?

Adım 6 — Saklama

e-Belgeler on yıl süreyle elektronik ortamda saklanmak zorundadır. Entegratör kullanıyorsanız saklama genellikle hizmete dahildir; GİB Portal kullanıyorsanız belgeleri kendiniz indirip yedeklemeniz gerekir. "Portalda duruyor" yeterli değildir.

Sık yapılan üç hata

1. Mali mührü geç sipariş etmek. Zorunluluk süresi dolarken mühür hâlâ yolda olursa ceza doğar.
2. e-Arşiv'e başvurmamak. Nihai tüketiciye satış yapan işletme e-Fatura'ya geçip e-Arşiv'i atlarsa o faturaları düzenleyemez.
3. Muhasebeyi bilgilendirmemek. Geçiş tarihi bize bildirilmezse kayıt düzeni bir ay boyunca ikiye bölünür.

Geçiş sürecinin tamamını mükelleflerimiz adına biz yürütüyoruz: mühür başvurusundan entegratör seçimine ve ilk faturanın kontrolüne kadar.